1. Informacje ogólne
Przedsiębiorstwo Handlu Zagranicznego BARTIMPEX S.A. z siedzibą w Mariewie, Towarzystwo Ubezpieczeń i Reasekuracji CIGNA STU S.A. z siedzibą w Warszawie, Bank Współpracy Europejskiej S.A. z siedzibą w Warszawie, Brasco Bartimpex -Holding Biopaliwowy S.A. z siedzibą w Warszawie, Kompania Spirytusowa WRATISLAVIA S.A. z siedzibą we Wrocławiu i Przedsiębiorstwo Przemysłu Fermentacyjnego AKWAWIT S.A. z siedzibą w Lesznie - tworzą grupę kapitałową, zwaną w dalszej części niniejszego Kodeksu Etyki i Postępowania „Grupą Bartimpex".

Grupa Bartimpex przywiązuje dużą wagę do uczciwości, do postępowania etycznego i do profesjonalizmu we wszystkich dziedzinach. Polityką Grupy Bartimpex jest postępowanie zgodne z przepisami i urzędowymi interpretacjami prawa, odnoszącymi się do rodzaju interesów prowadzonych przez Grupą Bartimpex.

Grupa Bartimpex ustanowiła Kodeks Etyki i Postępowania, który obejmuje politykę, praktykę i procedury, będące częścią programu postępowania skierowanego na zapobieganie i wykrywanie nielegalnych, niewłaściwych i nieetycznych zachowań
w Grupie Bartimpex.

Kodeks Etyki i Postępowania jest ważną częścią struktury kontroli wewnętrznej,
a także pomaga w stosowaniu efektywnej kontroli prowadzonych interesów. Kodeks Etyki i Postępowania odnosi się do dyrektorów, pełnomocników, przedstawicieli, pracowników i agentów Grupy Bartimpex, zwanych
w dalszej części niniejszego Kodeksu „Pracownikami".

Naruszenia zasad Kodeksu Etyki i Postępowania lub innych zasad polityki Grupy Bartimpex podlegają karom dyscyplinarnym łącznie z wypowiedzeniem umów o pracę i/lub rozwiązaniem innych umów. W uzasadnionych przypadkach mogą mieć zastosowanie konsekwencje cywilne i karne.

Każdy Pracownik powinien stosować szczegółowe zasady polityki Grupy Bartimpex zawarte w Kodeksie Etyki i Postępowania przy wykonywaniu swoich obowiązków. Kodeks Etyki i Postępowania jest dostępny na stronie internetowej PHZ Bartimpex S.A. pod adresem: www.bartimpex.pl

 

2. Rozumienie i stosowanie polityki Grupy Bartimpex Pracownik Grupy Bartimpex powinien:
- posiadać ogólne zrozumienie zasad polityki poszczególnych Członków
Grupy Bartimpex oraz wiedzę, gdzie można ją znaleźć,
- przyswoić sobie szczegóły polityki Pracodawcy dotyczące swojego
zakresu obowiązków,
- w przypadku obaw, co do postępowania zgodne z Kodeksem Etyki
i Postępowania, powiadomić niezwłocznie bezpośredniego przełożonego,
lub Zarząd swojego Pracodawcy, lub Zarząd PHZ Bartimpex S.A.,
- okresowo potwierdzać zrozumienie zasad i postępowania zgodnego
z polityką Grupy Bartimpex.

Zgłaszanie naruszenia polityki

- Pracownik posiadający uzasadnione podejrzenie o naruszeniu Kodeksu Etyki
i Postępowania Grupy Bartimpex, albo innych zasad polityki Grupy Bartimpex,
ma obowiązek zgłosić ten fakt. Jeśli szczegółowa procedura nie stanowi inaczej, zgłoszenie takie może być ustne lub pisemne, i skierowane do: - swojego bezpośredniego przełożonego, - Zarządu Pracodawcy, - Zarządu PHZ
Bartimpex S.A.
- Bezpośredni przełożony, który został poinformowany przez podwładnego Pracownika o jego podejrzeniu naruszenia Kodeksu Etyki i Postępowania, powinien zgłosić ten fakt Zarządowi Pracodawcy lub Zarządowi PHZ Bartimpex S.A.
- Zarząd Pracodawcy lub Zarząd PHZ Bartimpex S.A. albo ich przedstawiciele zbadają sugerowane naruszenie Kodeksu Etyki i Postępowania lub innych zasad.
W zależności od wyników tego badania organy te podejmą stosowne działania prawne. Członkowie Grupy Bartimpex nie będą pociągać do odpowiedzialności żadnego Pracownika, który w dobrej wierze zgłosi możliwe naruszenie prawa lub przepisów, Kodeksu Etyki i Postępowania albo innych zasad Grupy Bartimpex.

 

3. Zasady zatrudniania
Zasada równych szans przy zatrudnianiu - jest zasadą polityki Grupy Bartimpex, która stwarza pozytywne, sprzyjające wydajności środowisko pracy, wspiera równe szansę na zatrudnienie i zapobiega praktykom dyskryminacyjnym. Uczestnicy Grupy Bartimpex są Pracodawcami, stwarzającymi równe szansę na zatrudnienie, co oznacza, że decyzje o zatrudnieniu w Grupie Bartimpex zapadaj
ą na podstawie indywidualnych kwalifikacji, umiejętności, bez względu na rasę, płeć, wiek, upośledzenie, wyznanie, pochodzenie, orientację seksualną itp.

Zakaz dyskryminacji - z powodów wymienionych powyżej żaden Pracownik nie może być dyskryminowany. Pracownicy, którzy spotkali się z taką formą dyskryminacji, winni niezwłocznie zgłaszać taki fakt bezpośredniemu przełożonemu i/lub Zarządowi swojego Pracodawcy. Każdy Członek Grupy Bartimpex podejmie właściwe kroki dyscyplinarne przeciw komukolwiek, komu udowodni się, iż podjął działania dyskryminacyjne przeciw Pracownikowi.

Działania w celu wyrównywania szans - jednostki organizacyjne Grupa Bartimpex wymagają posiadania Planów Działań w celu wyrównywania szans. Winny one podejmować wysiłki w celu zapewnienia, że zbiór kandydatów na wolne stanowisko zawiera osoby o różnorodnych cechach. Kandydaci winni zostać wyselekcjonowani na podstawie ich kwalifikacji i umiejętności.

 

4. Członkostwo w Zarządzie i Kadrze Kierowniczej
Objęcie funkcji w zarządzie lub radzie nadzorczej podmiotu nie związanego
z Grupą Bartimpex wymaga pisemnej zgody Pracodawcy danego Pracownika. Objęcie takiej funkcji nie może powodować konfliktu interesów zgodnie z poniżej opisanymi zasadami „Konfliktu Interesów" Grupy Bartimpex lub przeszkadzać
w wykonywaniu obowiązków na rzecz Grupy Bartimpex.

 

5. Konflikt interesów
Polityką Grupy Bartimpex jest unikanie jakiejkolwiek sytuacji, która zawiera
lub może zawierać konflikt między interesami Grupy Bartimpex i interesami
jej Pracowników. Konflikt interesów może powstać, gdy Pracownik jest, także poprzez członków najbliższej rodziny, bezpośrednio bądź pośrednio powiązany
z obecnym bądź potencjalnym dostawcą, konkurentem lub klientem.

 

6. Przyjmowanie i dawanie upominków
Pracownicy mogą dawać lub przyjmować zwyczajowe i w rozsądnych granicach utrzymane wynikające z relacji biznesowych posiłki i upominki, jeśli jest to dopuszczalne przez prawo i jest zgodne ze stosowaną polityką Grupy Bartimpex. Wartość każdego wręczanego lub otrzymywanego upominku nie może przekroczyć kwoty 76,00 złotych. Wydatki na upominki poszczególnych Członków Grupy Bartimpex muszą być prawidłowo księgowane.

Nie wolno Pracownikom oferować ani wręczać, jak i przyjmować upominków, ani czegokolwiek o wartości, która mogłaby sugerować, że chodzi o wywarcie wpływu na decyzję biznesową. W żadnym przypadku nie wolno Pracownikom wręczać,
ani przyjmować pieniędzy lub talonów na upominki.

Przyjaciele i członkowie rodzin Pracowników nie mogą dawać, ani przyjmować prezentów, gdy może to stwarzać wrażenie, że w rzeczywistości to pracownik
jest dającym lub otrzymującym.

Pracownikom Grupy Bartimpex nie wolno wręczać upominków jakimkolwiek organizacjom politycznym.

 

7. Praktyki stosowane w handlu
Polityką Grupy Bartimpex jest przestrzeganie wszelkich praw, zasad oraz przepisów odnoszących się do produktów i usług Członków Grupy Bartimpex.

Każdy Pracownik Grupy Bartimpex :

- nie powinienem łamać żadnych przepisów prawa,
- powinien konsultować się z bezpośrednim przełożonym i/lub radcą prawnym
w przypadku jakiejkolwiek działalności, która może być sprzeczna
z zobowiązaniami kontraktowymi swojego Pracodawcy,
- nie powinien angażować się w żadne transakcje, które mają na celu wprowadzenie w błąd klienta lub sprzedającego lub nieprawdziwie przedstawić Grupę Bartimpex, albo jej produkty i usługi,
- powinien oferować i sprzedawać produkty oraz usługi Grupy Bartimpex opierając się na ich istocie, a nie poprzez umniejszanie jakości produktów i usług konkurencji. Jakiekolwiek porównania z produktami i usługami konkurencji
muszą być poparte faktami.

 

8. Stosowanie przepisów dotyczących ochrony konkurencji i konsumentów (antymonopolowych) i zwalczania nieuczciwej konkurencji.
Polityką Grupy Bartimpex jest dokładne stosowanie się do przepisów antymonopolowych i o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji we wszystkich sferach swojej działalności. Powyższe przepisy popierają zdrową konkurencję i regulują sposób prowadzenia interesów przez Grupę Bartimpex w zakresie ustalania cen
i innych aspektów zamówień, marketingu oraz sprzedaży produktów i usług.

Każdy Pracownik Grupy Bartimpex jest zobowiązany do przestrzegania ww. przepisów i do natychmiastowego zgłaszania jakichkolwiek możliwych ich naruszeń bezpośredniemu przełożonemu, Zarządowi swojego Pracodawcy lub Zarządowi PHZ Bartimpex S.A. Grupa Bartimpex uważa każde działanie, które mogłoby
dać podstawy do potencjalnego naruszenia ww. przepisów jako bardzo
poważne uchybienie.

 

9. Zarządzanie Ryzykiem
Zarządy Członków Grupy Bartimpex są odpowiedzialne za rozwój i zarządzanie ryzykiem w działalności danego Członka Grupy Bartimpex. Zarządzanie ryzykiem obejmuje między innymi: bezpieczeństwo i ochronę Pracowników, zapobieganie stratom, załatwianie reklamacji, przechowywanie dokumentów, przestrzeganie zasad ochrony środowiska.

 

10. Ochrona Informacji
Polityką Grupy Bartimpex jest ochrona swojej bazy informacji przed przypadkowymi lub nieupoważnionymi zmianami, zniszczeniami i/lub ujawnieniami osobom nieuprawnionym w celu wzmocnienia zaufania klientów i partnerów biznesowych, ochrony tajemnicy handlowej i informacji tajnych oraz zmniejszenia ryzyka odpowiedzialności biznesowej i prawnej.

Zasady Ochrony Informacji stosuje się do:

- wszelkich informacji Grupy Bartimpex, we wszystkich ich formach, bez względu na to gdzie one się znajdują, kto je posiada, lub na technologię używaną
do ich tworzenia, przekazywania lub używania;
- wszystkich komputerów i systemów sieciowych będących w posiadaniu
i/lub administrowanych przez Grupę, Bartimpex;
- wszystkich spółek i podmiotów zależnych od Członków Grupy Bartimpex;
- wszystkich Pracowników, kontrahentów, konsultantów Grupy Bartimpex.

Zasady Ochrony Informacji Grupy Bartimpex muszą być przestrzegane przez Pracowników Grupy Bartimpex, kontrahentów, konsultantów, sprzedawców i innych użytkowników informacji Grupy Bartimpex.

 

11. Własność intelektualna
Członkowie Grupy Bartimpex są właścicielami wszelkich innowacji, które zawierają, między innymi pomysły, wynalazki, odkrycia i ulepszenia poczęte, utworzone, wykonane lub wynalezione przez Pracowników Członków Grupy Bartimpex
w czasie ich zatrudnienia, jeśli są one w jakikolwiek sposób związane
z działalnością biznesową Grupy Bartimpex.

Wszelkie innowacje podjęte i wykonane przez Pracowników będzie się uważało
za zostały wykonane w trakcie zatrudnienia, chyba że zostały one dokonane
poza godzinami pracy Pracownika i poza obowiązkami pracowniczymi na rzecz Grupy Bartimpex.

Członkowie Grupy Bartimpex podejmą niezbędne kroki dla zabezpieczenia
i ochrony praw swojej własności intelektualnej, łącznie z wynalazkami dokonanymi przez Pracowników. Członkowie Grupy Bartimpex będą chronić własność intelektualną przed nielegalnym korzystaniem, podejmując stosowne
działania nie wyłączając drogi sądowej.

 

12. Używanie majątku Grupy Bartimpex
Podstawą polityki Grupy Bartimpex jest maksymalna ochrona majątku
jej Członków przed stratami, zniszczeniem lub użyciem niezgodnym
z przeznaczeniem. Majątek Członków Grupy Bartimpex obejmuje
nieruchomości, środki trwałe, wyposażenie, wartości niematerialne i prawne,
a także papiery wartościowe.

Każdy Pracownik Grupy Bartimpex:

- powinien strzec majątku swego Pracodawcy przed kradzieżą, niewłaściwym użytkowaniem, zniszczeniem lub sabotażem, a także powinien postępować zgodnie z wszelkimi procedurami i polityką Grupy Bartimpex ustanowionymi dla ich ochrony;
- powinien używać sprzętu elektronicznego, informatycznego i technicznego danego Pracodawcy zgodnie z jego przeznaczeniem i stosując zasady przewidziane dla Ochrony Informacji. Nie wolno używać innego majątku Grupy Bartimpex dla celów osobistych lub poza siedzibą danego Pracodawcy bez zgody bezpośredniego przełożonego i/lub Zarządu Pracodawcy.

 

13. Używanie nazwy i logo Grupy Bartimpex
PHZ Bartimpex S.A. i poszczególni Członkowie Grupy Bartimpex są odpowiedzialni za rozwijanie i zarządzanie na całym świecie reklamą i programami identyfikacji znaków poszczególnych Członków należących do Grupy Bartimpex w celu ochrony tych znaków. Każdy z Członków Grupy Bartimpex jest odpowiedzialny za opracowywanie standardów w zakresie reklamy, materiałów promocyjnych, papieru firmowego i innych form środków komunikacji używanych na zewnątrz.

 

14. Kontrola, księgowość, sprawozdawczość
Pracownicy Grupy Bartimpex są zobowiązani do przestrzegania wewnętrznej kontroli księgowej, ustanowionej w celu zapewnienia przestrzegania obowiązującego prawa i innych przepisów dotyczących finansów, działalności statutowej oraz sprawozdawczości podatkowej, a także spraw z tym związanych. Pracownicy winni wykazać troskę i dokładność w celu zapewnienia, że aktywa Grupy Bartimpex są bezpieczne, transakcje zostały zaksięgowane całkowicie, dokładnie i terminowo oraz że sprawozdania wewnętrzne i zewnętrzne oraz wszelkie dokumenty finansowe są zgodnie z przepisami prawa, zasadami polityki Grupy Bartimpex i ogólnie obowiązującymi zasadami rachunkowości.

 

15. Komunikacja zewnętrzna
Zarządy poszczególnych Członków Grupy Bartimpex są uprawnione do wszelkiej komunikacji zewnętrznej w imieniu Grupy Bartimpex ~ jedynie po uzyskaniu zezwolenia od Zarządu PHZ Bartimpex S.A., który jest uprawnionym do reprezentowania całej polityki i praktyki Grupy Bartimpex.

Uprawnienie Zarządu PHZ Bartimpex S.A. obejmuje całą komunikację z mediami, organami państwowej władzy i administracji, przedstawicielami przemysłu oraz jakimikolwiek osobami, bądź innymi podmiotami.

Pracownicy winni uzyskać zgodę od Zarządów swoich Pracodawców przed zaangażowaniem się w jakąkolwiek zewnętrzną komunikację na tematy odnoszące się do swoich Pracodawców, jej polityki i praktyki, jej działalności biznesowej lub branżowej, łącznie z jakimikolwiek publicznymi komentarzami, przemówieniami, artykułami i wywiadami w mediach, listami do wydawców, doniesieniami prasowymi, ogłoszeniami w internecie lub innymi zewnętrznymi środkami przekazu.

 

16. Interesy międzynarodowe
Zasady zawarte w Kodeksie Etyki i Postępowania Grupy Bartimpex stosuje się
do wszystkich kontrolowanych przez Grupę Bartimpex podmiotów, bez względu
na siedzibę tych podmiotów.

Grupa Bartimpex będzie przestrzegać prawo stosowane w Polsce oraz odpowiednie normy i przepisy prawa międzynarodowego, w tym powszechnie obowiązujące zwyczaje handlowe.

 

17. Postępowanie przeciw „praniu brudnych pieniędzy"
Polityką Grupy Bartimpex jest dokładne przestrzeganie wszystkich przepisów prawa i innych regulacji skierowanych do walki z „praniem brudnych pieniędzy", łącznie z tymi zasadami i przepisami, które wymagają zgłaszania określonych transakcji związanych z walutami obcymi, pewnymi instrumentami finansowymi. Każdy Pracownik jest zobowiązany do postępowania zgodnego z zasadami polityki Grupy Bartimpex w tym zakresie.

 

18. Wsparcie na rzecz organizacji politycznych, kontakty z rządem, lobbying oraz działalność na poziomie podstawowym
Polityką Grupy Bartimpex jest przestrzeganie wszelkich praw przy promowaniu własnej pozycji wobec władz rządowych i przy udzielaniu wsparcia na rzecz organizacji politycznych. Grupa Bartimpex zachęca Pracowników do udziału w życiu politycznym jako prywatnych obywateli poprzez ich udział w wyborach powszechnych i samorządowych.

 

19. Archiwum - zarządzanie dokumentami
Polityką Grupy Bartimpex jest efektywne zarządzanie dokumentami stworzonymi przez Członków Grupy Bartimpex. Dokumenty powstałe w trakcie działalności biznesowej są własnością Grupy Bartimpex.

Wszyscy Pracownicy Grupy Bartimpex są odpowiedzialni za tworzenie, używanie, składowanie oraz dysponowanie dokumentami zgodnie ze stosownymi przepisami prawa.

Pracownikom nie wolno sporządzać kopii dokumentów dla celów innych niż służbowe, ani przechowywać kopii tych dokumentów, które oficjalnie zostały przekazane do archiwum. Fałszowanie lub przerabianie jakichkolwiek dokumentów jest zabronione. Nieuprawnione dysponowanie dokumentami lub ich wynoszenie poza siedziby Członków Grupy Bartimpex bez zgody bezpośredniego przełożonego i/lub Zarządu -jest zabronione.